- 通用提示詞技巧的邊際效益很快遞減
- 真正稀缺的是公司特有的判斷規則與禁忌
- 用「情境 → 判斷依據 → 例外 → 輸出格式」四段式寫下來
- 提示詞要有版本與維護人，否則三個月後就過期
提示詞技巧會過期，判斷邏輯不會
過去兩年，市面上流傳大量的提示詞技巧：給角色、給步驟、給範例、要它先思考再回答。這些方法確實有用，但有兩個特性：一是隨著模型演進，很多技巧的效益正在遞減；二是它們是公開的，你的競爭對手也全都知道。
真正稀缺、也真正決定 AI 好不好用的，是另一種東西：你們公司裡那三位資深員工腦袋裡的判斷規則。什麼樣的客戶不能給折扣、哪一種需求聽起來合理但實際做不到、報價超過多少要走特殊流程、哪些話對這個產業的客戶是地雷。
四段式寫法
把這些判斷寫下來，不需要什麼特殊格式。實務上這個四段式最好用，也最容易維護：
一、情境
什麼時候會用到這條規則。寫得越具體越好：「客戶在初次接觸時就詢問最低價」比「處理價格問題」有用得多。
二、判斷依據
資深員工在這個情境下實際上在看什麼。通常包含幾個可觀察的訊號，例如採購量級、產業別、是否有指定規格、有沒有提到競品。
三、例外
什麼情況下上面的規則不適用。這一段最常被漏掉，也最能區分「能用」與「不能用」的 SOP。沒有例外條款的規則，在真實世界會撞牆。
四、輸出格式
希望產出長什麼樣：幾段、多長、要不要附價格、要不要留下一步的行動呼籲。格式寫清楚，後續驗收才有依據。
檢驗一份 SOP 有沒有寫好，最快的方法是拿給部門裡最資淺的同事看。如果他照著做出來的東西可以用，那 AI 照著做也會可以用。
從三個人開始，不要從一百則開始
不要一開始就設定「整理出一百則標準提示詞」這種目標。可行的做法是挑三位不同職能的資深員工，各自訪談兩小時，把他們最常做的三個判斷寫成四段式文件。九份文件，兩週內做得完，而且立刻可以用。
訪談時最有效的問法不是「你都怎麼做」，而是「上一次你覺得新人做錯的是什麼，你會怎麼做」。錯誤案例比正確流程更能問出隱性規則。
版本與維護人
每一份文件都要有兩個欄位：版本日期與維護人姓名。原因很現實——公司的規則會變，價格會調，法規會修。沒有維護人的文件，三個月後就會開始產出過時的答案，而且沒有人會發現。
建議的節奏是每季檢視一次，並在每次公司政策變動時，由維護人負責同步更新。這件事的工作量不大，但它決定了知識庫是資產還是負債。
寫下來的附加價值
最後值得一提的是，這件事的價值不只在 AI。把資深員工的判斷邏輯文件化，本身就是降低組織風險的動作——新人上手更快、離職交接更完整、跨部門的認知落差更小。
換句話說，就算最後你決定暫緩導入 AI，這些文件也不會白做。這是整個導入流程裡，唯一一個無論如何都划算的環節。
訪談：怎麼把腦袋裡的規則問出來
要把資深員工的判斷寫下來，最大的難處是他們自己也說不清楚——那些判斷已經內化成直覺，問「你都怎麼做」通常只會得到「就看情況啊」。以下幾種問法實務上比較有效。
問錯誤，不要問正確
「上一次你覺得新人做錯的是什麼，你會怎麼做？」錯誤案例比正確流程更能問出隱性規則，因為錯誤是具體事件，而正確流程是抽象概括。一場兩小時的訪談，光靠這一題通常就能問出五到八條規則。
問例外，不要問通則
「什麼情況下你會破例？」資深與資淺的差別往往不在知道通則，而在知道什麼時候通則不適用。這些例外條款是 SOP 裡最有價值、也最容易被漏掉的部分。
拿真實案子問
翻出三個最近的真實案子，請他一件一件說當時怎麼判斷。比起憑空回想，看著具體資料回溯，能問出的細節多得多。
問「你會先看什麼」
判斷的第一步通常最能揭露邏輯。「客戶來信說要退貨，你會先看什麼？」——答案可能是購買日期、可能是這個客戶的往來紀錄、可能是商品類別。這個順序本身就是規則。
四段式的完整寫法示範
抽象講完，直接看一份寫好的樣子。以「客戶初次接觸就問最低價」為例。
情境
客戶在第一次接觸（尚未提供規格、數量、交期）時就直接詢問最低價或折扣底線。管道不限，含電話、LINE、展場、詢價表單。
判斷依據
依序確認四件事：對方是否說得出具體規格與數量；是否提到競品或現有供應商；採購時程有多急；公司規模與過往往來紀錄。四項中符合三項以上者視為實質詢價，可進入報價流程；否則視為比價探詢，不提供數字。
例外
既有客戶追加同規格訂單，不適用本規則，直接依既有價格帶回覆。經銷商與代理商依合約價，不走本流程。展場活動期間有公告特價者，以公告為準。
輸出格式
三段：一句話回應對方的問題但不給數字；兩到三個確認問題；一個明確的下一步邀約（例如安排十五分鐘電話）。全文不超過一百五十字，不使用「最低價」「底價」等字眼。
寫成這樣之後，它同時是給新人的訓練教材、給 AI 的作業指示、也是部門的標準答案。三個用途共用一份文件，維護成本才降得下來。
從九份文件開始
不要設定「整理出一百則標準提示詞」這種目標。可行的做法是挑三位不同職能的資深員工，各自訪談兩小時，把他們最常做的三個判斷寫成四段式。九份文件，兩週內做得完，而且立刻可以用。
兩週後回頭看使用狀況，你會發現其中大概三份被高頻使用、三份偶爾用、三份沒人碰。這個分布本身就是最好的下一批選題依據——沿著被高頻使用的那幾份往外擴，比按組織圖平均分配有效得多。
版本與維護：讓它不會在三個月後過期
每一份文件都要有兩個欄位：版本日期與維護人姓名。原因很現實——公司的規則會變，價格會調，法規會修。沒有維護人的文件，三個月後就會開始產出過時的答案，而且沒有人會發現。
建議的節奏是每季檢視一次，並在每次公司政策變動時由維護人負責同步更新。另外加一條實務上很有效的規則：任何人發現文件與現況不符，可以直接標記，但只有維護人能修改。這樣既能廣泛收集問題，又不會出現多人各自改出不同版本的狀況。
檢驗一份 SOP 有沒有寫好，最快的方法是拿給部門裡最資淺的同事看。如果他照著做出來的東西可以用，那 AI 照著做也會可以用。
寫壞的 SOP 長什麼樣
看過的失敗案例，多半犯了以下其中一種。
- 只有原則沒有判準。「以客戶滿意為最高原則」——這句話沒有錯，但它不能幫任何人做決定。判準必須是可觀察的：數量、金額、天數、有無某個條件。
- 沒有例外條款。真實世界一定有例外，沒寫的話第一線只能自己猜，結果就是每個人猜得不一樣，等於沒有 SOP。
- 寫得像法規。用字越正式，被實際使用的機率越低。用平常講話的方式寫，讓人看得懂比看起來專業重要。
- 沒有輸出格式。不寫清楚要產出什麼樣子，驗收時就沒有依據，AI 的產出也會每次都不一樣。
- 一份文件塞太多情境。一份處理一個情境。要處理五個情境就寫五份，不要寫一份很長的。
這件事的附加價值
最後值得一提的是，這件事的價值不只在 AI。把資深員工的判斷邏輯文件化，本身就是降低組織風險的動作——新人上手更快、離職交接更完整、跨部門的認知落差更小、稽核時說得出依據。
換句話說，就算最後你決定暫緩導入 AI，這些文件也不會白做。在整個導入流程裡，這是唯一一個無論如何都划算的環節，也因此很適合作為起點：先做這一段，看看組織的反應與投入意願，再決定要不要往下走。
